为什么要进行档案数字化？
传统的纸质档案管理起来很麻烦。占用空间大。查找起来非常耗时。而且容易受潮、发霉或损坏。一旦丢失，后果很严重。
数字化能解决这些问题。把纸质文件变成电子文件。存储更方便。查找只需几秒钟。还能通过网络共享。档案数字化是趋势，也是必经之路。
避坑指南：选服务商前必须问的问题
市场上服务商很多。质量却参差不齐。选错了不仅浪费钱，还可能泄密。以下几点需要特别注意。
1. 设备与技术能力
不要只看价格。要问清楚他们用什么扫描仪。专业的设备才能保证清晰度。老旧的机器容易卡纸，伤原件。
还要看他们的处理软件。能不能自动纠偏？能不能去黑边？这些细节决定了成品的质量。
2. 数据安全是底线
档案通常涉及隐私或机密。安全是第一位的。
要考察服务商的保密制度。员工是否签署保密协议？扫描现场是否有监控？传输过程是否加密？
最重要的一点：数据交付后，他们是否会彻底删除备份？这一点必须在合同里写明。
3. 质量控制流程
几百几千页的文件，很容易出错。靠谱的服务商必须有质检环节。
通常应该是“扫描+初审+复审”的流程。确保没有漏页、错页。图像没有歪斜、模糊。
最佳实践：如何确保项目顺利进行
选对了服务商只是第一步。你还需要做好配合。这样才能事半功倍。
1. 做好档案前处理
在交接前，自己先整理一下。
- 去除订书钉、曲别针。防止损坏机器。
- 把粘连的文件分开。
- 按照顺序排好。如果有缺页，提前标注。
这样能提高扫描效率，降低成本。
2. 明确命名规则
电子文件最怕乱命名。到时候想找找不到。
在项目开始前，和对方约定好文件命名规则。比如：年份类别序号。统一的规则让后期管理更轻松。
3. 验收要细致
拿到成品后，不要急着付尾款。
随机抽查一些文件。放大看看文字是否清晰。翻一翻有没有缺页。检查一下搜索功能是否好用。
确保所有需求都满足了，再进行最终结算。
总结
选择档案数字化服务，不能贪图便宜。安全和质量才是核心。
多对比几家。看资质、看案例、看口碑。做好前期准备和后期验收。这样，你的档案数字化项目才能完美落地。
